Se define un proyecto exitoso como aquel que logró satisfacer las necesidades del cliente en tiempo, alcance y costo. Sin embargo, lograr esto requiere de la correcta administración de diversos factores que figuran “detrás del telón”. Uno de estos corresponde al manejo de los recursos humanos, ya que depende de ellos la planeación y ejecución de las tareas en cada etapa y su aporte estará íntimamente relacionado con el cumplimiento de las metas planteadas.
Este tema no debe tomarse con ligereza, es un pilar para el éxito del proyecto por las razones antes mencionadas y puede tornarse muy complejo por el simple hecho de que el ser humano lo es. Es por esta razón que la presente investigación busca proveer de herramientas e información a futuros Project Managers (PM) con respecto a la administración del recurso humano, utilizando como base la comparación de dos textos: PMBOK (2008) y el libro de Pablo Lledó (2009); Director Profesional de Proyectos.
Ambos libros comienzan sugiriendo la realización de un plan detallado de recurso humano. Esto es importante ya que provee de una visión amplia y clara sobre las necesidades que van a ir surgiendo en el transcurso del proyecto, disminuyendo así la posibilidad de improvisación y por lo tanto el riesgo. A grandes rasgos este debe contener la necesidad de personas en las diferentes etapas (iniciación, planeación, ejecución, control y cierre), sus roles y responsabilidades. También deben tomarse en cuenta: la metodología de comunicación, las formas de reconocimiento, las habilidades y entrenamientos que se ocuparán.
Este plan da inicio con el conocimiento de la necesidad de recursos para cada actividad. La utilización de organigramas y matrices de responsabilidad son recomendables para ordenar gráficamente la información y mostrar los cargos y niveles jerárquicos. Lledó (2009) recalca la importancia de diferenciar entre roles y responsabilidades ya que no siempre quien ejecuta la tarea es quien debe dar cuentas por la misma. “Debemos tener en cuenta que cuando hablamos de rol puede existir más de una persona llevando a cabo ese rol….<pero[1]> debería existir un único responsable para cada paquete de trabajo[2]”
Una fuente valiosa de información proviene de los activos que mantiene la empresa. Aquí se encuentran plantillas de los diagramas utilizados en otros proyectos, los métodos de compensación que utilizaron y en fin lecciones aprendidas que pueden facilitar y agilizar el desarrollo del plan de recursos.
Por otra parte los factores ambientales de la empresa en la que va a desarrollarse el proyecto deben considerarse también. Esto proporcionará un mayor entendimiento sobre la cultura de las personas con las que se estará trabajando y sus expectativas. Por ejemplo: si la empresa mantiene una cultura con una gran distancia de poder se requerirá de mucho seguimiento y esto debe ser considerado para aspectos como la comunicación, reconocimientos y evaluaciones.
Un aspecto que no debe dejarse por fuera en el plan, es el cronograma relacionado con el recurso humano, para el cual se sugiere el uso de histogramas. Este mostrará los momentos en el tiempo en los cuales hay determinadas necesidades de recursos para poder incorporar planes de inducción y capacitaciones.
Este instrumento servirá de apoyo para la planeación de transiciones entre los que vienen y los que dejan el cargo así como momentos idóneos para actividades de fortalecimiento de equipo. Es necesario hacer un cronograma que indique cuándo se dará recompensas, cuándo habrá entrenamientos y algún otro aspecto que se considere pertinente incluir como evaluaciones de desempeño.
Una vez finalizado el plan de recursos humanos debe conseguirse el equipo con el cual se va a trabajar. En los grandes proyectos no se contrata a todos los trabajadores antes de comenzar con la ejecución, ya que esto sería ineficiente. Lo que ocurre es que se planifica el proyecto con algunos miembros claves del equipo y durante la ejecución comienzan a incorporarse la gran parte de los trabajadores. Lledó (2009)[3] Esta frase recalca la importancia del histograma en el paso anterior y cómo el segundo paso que es la adquisición del equipo está relacionado al primero.
Este paso consta de tres funciones: la identificación, la confirmación de disponibilidad y finalmente la adquisición del equipo que llevará a cabo el proyecto. Con respecto a la selección o identificación Lledó (2009) no recomienda utilizar como criterio el “efecto halo” ya que este no es asegurador de éxito, más bien nuevamente sugiere buscar personas que ya hubiesen participado en proyectos similares con anterioridad o hacer contrataciones externas.
El PMBOK hace un pequeño énfasis en las ventajas de la conformación de equipos virtuales. Con el uso de la tecnología, es cada vez más factible pensar en este tipo de equipo ya que la comunicación es cada vez más sencilla y eficaz. Esto da acceso a los mejores candidatos para participar en el proyecto a pesar de la distancia.
Algunos casos en los que se puede optar por este método son: trabajo desde la casa, reside en diferentes zonas geográficas o tienen distintos turnos laborales. Las dificultades que pueden surgir podrían relacionarse con las zonas horarias, las diferencias culturales o incluso aumento en costos.
La disponibilidad de las personas elegidas también requerirá un trabajo especial. En muchos casos estas se encontrarán bajo el mando de otros jefes o laboraran en otras empresas lo que exigirá del PM una gran capacidad de negociación. Contar con miembros débiles podrá afectar el desempeño del proyecto, por lo que acordar con los supervisores la colaboración de las personas idóneas será muy valioso. Finalmente la adquisición debe hacerse en el momento correcto de acuerdo al plan de capacitaciones y transiciones indicadas en el plan de recurso humano.
El siguiente paso en la administración del recurso humano es el desarrollo del equipo de trabajo. Las habilidades blandas del líder del equipo cobran mayor importancia en esta etapa ya que entender al equipo, saber escucharlo y lograr motivarlo va a ocasionar mayor compromiso y colaboración.
Lledó (2009) hace un gran énfasis en las teorías de motivación: la Teoría Z de Ouchi, la Pirámide de Maslow, Herzberg y fijación de metas de Locke son algunas de las que hace mención. Conocerlas es importante para saber cómo llevar al equipo a su máxima satisfacción y entender que no se puede aplicar la misma para todas las personas. Hay cosas que generarán un mayor estímulo en unas personas que en otras.
Es por esta razón que las herramientas utilizadas para lograr la motivación del equipo y su desarrollo son muy variadas. Las recompensas monetarias son muy utilizadas y dan buenos resultados, pero también es necesario otro tipo de incentivos como: ser las recomendaciones de ascensos, regalías y notas de agradecimiento.
La continua capacitación fortalece competencias técnicas de los miembros de los equipos motivándoles por medio del reto de aprender algo nuevo. Las actividades de “team building” se enfocan en mejorar las relaciones y crear ambientes de trabajo de mayor confianza y a su vez más placenteros.
Según el PMBOK (2008) las consecuencias de un correcto desarrollo son:
- Mejoras en las habilidades que permiten a una persona realizar las actividades asignadas de forma más efectiva.
- Mejoras en las competencias y los sentimientos que ayudan al equipo a mejorar su rendimiento como grupo.
- Menor índice de rotación del personal.[4]
Entre mejor sea el desempeño del equipo mejores son las probabilidades de alcanzar con éxito todas las metas del proyecto.
Finalmente el último paso es dirigir o gestionar el equipo de proyecto. Este consta de dar seguimiento a su equipo, evaluarles con respecto a sus responsabilidades y retroalimentarles con el fin de mejorar el rendimiento. Se sugiere el uso de evaluaciones de desempeño como la evaluación 360, que consta de una evaluación por parte de todos los niveles con los que interactúa la persona, dándole un panorama más completo sobre sus fortalezas y oportunidades de mejora.
Otro punto esencial es la resolución de conflictos ya que estos son inevitables y el PM debe ser capaz de manejarlos adecuadamente para lograr una mayor productividad y relaciones laborales positivas. Una comunicación clara y continua es otra herramienta que será de beneficio para una buena gestión del equipo.
Tanto el PMBOK (2008) como Lledó (2009) mantienen exposiciones muy similares en los capítulos con respecto a la administración del recurso humano. Ambos tienen el orden, nombres, entradas, herramientas y salidas semejantes. Los libros se complementan muy bien en cuanto a su contenido, de hecho pareciera que uno surgió basado en el otro.
Una de las diferencias más grandes que encontré entre ellos es que Lledó (2009) hace más énfasis en material adicional que complementa los pasos o etapas de la administración del recurso humano. Da una sensación de más investigación ya que proporciona ideas de personas diversas, como por ejemplo las teorías de la motivación o el desarrollo de equipo de Tuckman.
Una pequeña diferencia es la estructura del capítulo siendo el PMBOK (2008) mucho más formal y ordenado. Este clasifica muy clara y detalladamente las entradas, las herramientas y las salidas. Lledó (2009) es más informal y general aún y cuando mantiene una estructura similar.
[1] Énfasis agregado por María Fernanda Ibarra
[2] Lledo,P (2009) Director Profesional de Proyectos. 2edición. Canadá. P255 y 257
[3] Ibid p259
[4] Project Management Institute (2008) Guía de los Fundamento de la Dirección de Proyectos. Editorial Project Management Institute. 4 edición. Estados Unidos. P. 215
Bibliografía
Lledo,P (2009) Director Profesional de Proyectos. 2edición. Canadá
Project Management Institute (2008) Guía de los Fundamento de la Dirección de Proyectos. Editorial Project Management Institute. 4 edición. Estados Unidos.
Mapa Conceptual
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